Теперь можно вести журналы инструктажей в электронном виде

С 1 января 2021 г. согласно новым правилам по охране труда допускается возможность ведения документооборота  в области охраны труда в электронном виде (кроме предприятий в морских и речных портах) с использованием простой электронной подписи или любого другого способа, позволяющего идентифицировать личность работника, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Отметим, что в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи», информация в электронной форме, подписанная простой ЭП или неквалифицированной ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе.

Какие бывают виды электронной цифровой подписи и где еще она используется? ЭЦП (или просто ЭП) бывает двух видов (регламентируется ч. 2 ст. 5 63-ФЗ):

1. Простая ЭП — подтверждает факт своего формирования с помощью кодов и паролей. Это так называемые ключи ПЭП. У ключей ПЭП есть публичная часть — например, номер телефона, адрес почтового ящика, и конфиденциальная часть — код из SMS сообщения, или присланный по почте конкретно данному сотруднику.
2. Усиленная ЭП — делится на квалифицированную и неквалифицированную —требует посещение удостоверяющего Центра.

Сейчас стоимость усиленной электронной цифрой подписи зависит от формы компании и вида ЭЦП. В среднем для физических лиц цена варьируется от 300 до 2000 рублей за одного сотрудника. Для юридических лиц и ИП выше — от 1 500 до 20 900 руб. Усиленная подпись – дорогое решение, поэтому больше встречается вариант простой ЭЦП, она обходится значительно дешевле.

Где еще используется простая ЭП, к чему мы уже все привыкли:

• банковская сфера (ключом ПЭП считаются SMS пароли или разовые пароли с чека);
• госучреждения (получение услуг через личный кабинет с помощью ввода уникальных логина и пароля);
• страхование (для выпуска полиса);
• интернет-магазины (клиент и продавец взаимодействуют через личный кабинет);
• личная электронная почта.

Соглашения между участниками электронного взаимодействия прописываются в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Там же указывается номер телефона и адрес электронной почты.

Для того, чтобы нормативные правовые акты были признаны равнозначными документам на бумажном носителе, надо соблюсти два условия:

1. Установить правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой ЭП. Определение лица происходит с помощью паспорта или другого документа, удостоверяющего личность.
2. Соблюдать лицом, использующим ключ простой ЭП, конфиденциальность.

Таким образом, для использования простой электронной подписи в организации должны быть разработаны следующие документы:

1. Локальный нормативный акт;
2. Приказ о принятии локального нормативного акта;
3. Лист (журнал) ознакомления работников с приказом и локальным актом;
4. Соглашение об использовании простой электронной подписи с каждым работником, использующим простую электронную подпись.

На примере РЖД, самом крупном перевозчике российской сети железных дорог рассмотрим, какие задачи можно решить с помощью электронных подписей и инструктажей по охране труда.

Численность работающих в ОАО «РЖД» 717 тысяч человек (без учета удаленных подразделений). Ежегодно проводится более 36 миллионов (!!!) инструктажей, это 100 000 в день. Количество бумажных журналов, которые используются для проверки знаний по охране труда — 87 тысяч, или в пересчете на вес — 35 тонн бумаги. Все это не гарантирует добросовестного выполнения правил по технике безопасности. Напротив, руководство выделяет проблемы:

1. Отсутствует контроль прохождения инструктажа на рабочем месте и выдача наряда-допуска.
2. Не определено лицо, проводящее инструктаж и выдачу наряда-допуска.
3. Работы могут проводиться членами бригады без должной квалификации и подготовки.
4. Нет возможности получать оперативную информацию о проведении инструктажей.
5. Тратиться большое количество времени на подписание документов у работников.

Эти проблемы решаются после внедрения цифровой платформы в рамках перевода документов в электронный вид. Руководство компании выделяет для себя преимущества электронной подписи:

1. К проведению работ будет допущен персонал только с соответствующей квалификацией.
2. Факты проведения инструктажа и выдача наряда-допуска фиксируются автоматически.
3. Легко можно определить работника, проводящего или изучившего инструктаж.
4. Графики инструктажей формируются в электронном виде и находятся в оперативном доступе руководства.
5. Сотрудник проходит компьютерное тестирование, где на 100% исключается фальсификация данных.

Какие же инструменты «Технологии производственной безопасности» https://lp.protb.ru/ использует для достижения цели?

1. Применяет цифровую платформу для выдачи ключей с использованием ПЭП.
2. Каждый работник получает индивидуальный ключ.
3. Определяет дополнительные способы идентификации подписанта.
4. Объединяет систему с уже действующей в компании информационной производственной системой.
5. Запускает систему электронных инструктажей с визуализацией материалов инструктажа (презентации, видео).

Компании оценили переход на электронный документооборот и выделяют следующие преимущества:

1. Это не только упрощает процедуру, но и позволяет без задержек отслеживать результаты.
2. Можно корректировать материал инструктажей.
3. Сам процесс становится прозрачным и быстрым (по сравнению с бумажным заполнением).
4. На 40% повышается уровень знаний.
5. В 2 раза меньше времени тратится на прохождение инструктажа.

Не менее важен экономический эффект при введении ЭДО, а именно:

1. Снижаются потери времени на подписание и ознакомление с документами со стороны работников.
2. Исключаются на 100% риски фальсификации документов.
3. Со стороны надзорных органов — минимизируются штрафы и санкции.
4. Снижается количество внутренних проверок, в том числе выездные в филиалы и подразделения.
5. Сведен к нулю риск потери информации.

Разработчик предлагает готовые решения, которые позволяют заменить подпись и журналы инструктажей на ПЭП и электронные инструктажи – первичный, повторный, целевой, вводный, в том числе с подрядчиками.