Справки о доходах могут выдаваться и в электронном виде
Налоговым законодательством установлено, что налоговые агенты по заявлению физлиц выдают справки о полученных ими доходах и удержанных суммах налога по утвержденной форме (п. 3 ст. 230 Налогового кодекса, приказ ФНС России от 2 октября 2018 г. № ММВ-7-11/566). При этом, начиная с представления расчета сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ), за I квартал 2021 года справка выдается по новым правилам (приказ ФНС России от 15 октября 2020 г. № ЕД-7-11/753).
Как поясняет налоговая служба, законодательством не установлены способы выдачи налоговыми агентами физлицам по их заявлениям таких справок. Организация – налоговый агент может самостоятельно определить способы выдачи справки, не противоречащие действующему законодательству (письмо ФНС России от 16 ноября 2020 г. № БС-4-11/18719). Так, например, организация на основании заявления физлица может выдать ему справку о доходах и суммах НДФЛ в электронном виде, заверенную электронной цифровой подписью.
Напомним, что если организация – налоговый агент является и работодателем физлица, то выдать справку нужно не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления, безвозмездно. В случае увольнения сотрудника и при наличии его запроса справка выдается в день прекращения трудового договора (п. 4 ст. 84.1 Трудового кодекса, письмо Минфина России от 21 июня 2016 г. № 03-04-05/36096).
