Цифровые трудовые книжки: вниманию работодателей

Федеральная служба по труду и занятости информирует о внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде, в соответствии с Федеральным законом от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ.

Процесс ввода цифровых трудовых книжек стартовал с 1 января 2020 года. Ответственные сотрудники в организации за ведение электронных трудовых книжек будут передавать в Пенсионный Фонд России данные о рабочей деятельности застрахованных граждан по установленной форме и в установленные сроки. Таким образом, будет формироваться единая цифровая база, где каждая запись — аналог трудовой книжки.

Электронная трудовая книжка — это не физический объект. Фактически, это запись в глобальной базе данных, которую формирует Пенсионный фонд России (ПФР).

Суть перехода в том, чтобы работодатели передавали сведения об этапах работы граждан напрямую в ПФР, минуя бумажный вариант. Это поможет сделать учет стажа более удобным и уйти от основных проблем, связанных с классическими трудовыми книжками в случаях утраты или подделки. 

КАК ПРАВИЛЬНО ПЕРЕЙТИ НА ЭЛЕКТРОННЫЙ ФОРМАТ?

Внесите изменения в локальные нормативные акты и коллективный договор (при наличии), дополните их пунктами об электронном учете. Определите ответственного сотрудника в организации за ведение электронных трудовых книжек и издайте приказ о его назначении. Проследите, чтобы он получил электронную подпись.

Проверьте, что ваше программное обеспечение готово для передачи данных в ПФР. Издайте приказ по основной деятельности о проведении мероприятий по переходу. Проинформируйте работников о предстоящем переходе и об их праве выбрать форму трудовой книжки. Сделать это надо было письменно до 30 июня 2020 года. Для этого работодатели должны были разработать специальный бланк уведомления. Важно объяснить работникам, что новый учет будет надежным и удобным. Так переход пройдет спокойнее.

Разработайте форму заявлений работников в двух вариантах ― о сохранении бумажного варианта и о переходе на электронный. Принимать их вы должны по 31 декабря 2020 года включительно. Не забывайте, что заявить о своем желании перейти на электронный формат работник имеет право и после 1 января 2021 года. Определите адрес электронной почты организации, на который работники будут присылать заявления о выдаче сведений о трудовой деятельности. Одновременно следует ежемесячно отчитываться по всем застрахованным работникам, в трудовой деятельности которых что-то изменилось, в ПФР по форме СЗВ-ТД. Срок сдачи отчета ― до 15 числа месяца, следующего за отчетным.

При трудоустройстве напоминайте людям о введении нового формата, информируйте о возможности написать заявление на бумажное ведение. Поэтому изучите сами и разъясните работникам особенности электронных трудовых книжек. Объясните, почему цифровой формат лучше.

В соответствии с порядком перехода, работники должны выбрать вариант ведения своих трудовых книжек до 31 декабря 2020 года. Работник, который выберет электронную трудовую книжку, ее бумажный аналог получит на руки. Работодатель с этого момента уже не несет ответственность за хранение и ведение трудовой книжки данного работника.

Прежде, чем выдать книжку, в нее нужно внести запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Этот факт также должен быть отражен в очередном отчете СЗВ-ТД, направляемом в ПФР.

Закон не предусматривает возможность обратного действия ― подачи работником повторного заявления о ведении трудовой книжки на бумаге. Работник, который выбрал вариант ведения документа в бумажном формате, имеет право передумать и перейти на цифровой формат трудовой книжки. Для этого он второй раз должен подать соответствующее заявление работодателю. Срок подачи такого заявления не ограничен. Если работник до 1 января 2021 года вообще не подаст заявление, работодатель продолжит вести его трудовую книжку в бумажном варианте одновременно со сведениями о трудовой деятельности в электронной форме. У такого сотрудника остается право в любой момент написать работодателю письменное заявление о том, что хочет перейти на электронную книжку. 

ВЕДЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

 Этот этап стартует в 2021 году. С этого момента дублировать учет на бумаге нужно только для тех, кто:

― написал заявление в 2020-м;
― не написал заявление о выборе формы трудовой книжки в 2020 году;
― не работал в 2020 и не смог заявить о своем выборе.

Тем, кто решил перейти на электронную форму, нужно будет выдать их бумажные трудовые книжки. При этом в них следует внести запись: «работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».

С 1 февраля 2020 года увольняйте работников по новым правилам. Февраль ― первый месяц, в котором работодатели начнут выдавать увольняемым работникам новые документы ― справки по форме СТД-Р. Справку по форме СТД-Р работодатель обязан предоставить всем, кто работает в организации по трудовому договору, в том числе совместителям и дистанционным работникам. После получения письменного запроса от работника, на оформление справки дается три рабочих дня.

Форма СТД-Р содержит сведения о трудовой деятельности работника по последнему месту работы. Сотрудник может выбирать в каком виде он хочет получить эту справку ― на бумаге или на электронном носителе. Работодатель обязан выдать справку в последний рабочий день всем, кто увольняется из компании. Работник вправе получить сведения о всех периодах трудоустройства. Эту информацию в электронном виде он может запросить на сайтах ПФР и gosuslugi.ru.

За получением бумажной выписки работник может обратиться в МФЦ или отделение ПФР. В форму включают сведения о периоде работы только в вашей организации. Работнику выдают те же данные, которые ежемесячно направляют в Пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД. Фактически при увольнении сотрудник на руки получает аналог выписки из трудовой книжки по работе в вашей организации.

Выдавайте работникам сведения в течение трех рабочих дней по письменному заявлению либо в день увольнения. Если работник не получил сведения в день увольнения, направляйте их по почте заказным письмом с уведомлением.

В цифровом виде трудовые книжки будут содержать почти те же сведения, что и бумажные по каждому месту работы:

― Название организации.
― Дата трудоустройства.
― Должность и специальность.
― Данные о переводах, изменениях квалификации. С датами и основаниями.
― Дата увольнения и основание для расторжения трудового договора. 

ПРЕИМУЩЕСТВА ЭЛЕКТРОННОЙ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

 Период работы в двух форматах продлится всего год, а после его завершения работать с данными по трудовой деятельности станет немного легче. Вы или ваши сотрудники не сможете потерять трудовую книжку. За хранение цифровых данных отвечает ПФР. Гражданам больше не придется тратить время на сбор документов от прежних работодателей, чтобы подтвердить стаж.

Ответственный сотрудник организации за ведение электронных трудовых книжек будет свободен от обязательств по получению, учету, решению вопросов оплаты и другой строгой отчетности за бланки трудовых книжек. Спорных вопросов о невыдаче трудовой при увольнении станет намного меньше. Исчезнут штрафы за неправильное оформление трудкнижек.